Тэги: автотранспорт ГСМ бланки

Малое предприятие приобрело служебный автомобиль на котором будет ездить лично директор. Путевые листы какой формы мы можем использовать и можно ли их выписывать один на месяц?

Ответ от Иванова Олега Николаевича:

Путевой лист легкового автомобиля по форме № 3, утвержденной постановлением Госкомстата России от 28.11.97 N 78, действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Согласно официальной позиции Минфина РФ, изложенной в частности в Письме от 16 марта 2006 г. N 03-03-04/2/77, форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.

Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью с приложением к нему кассовых чеков, отражающих приобретение указанных материалов, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.

Согласно пункту 10 Порядка заполнения путевых листов, утвержденного Приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. N 152, путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

Согласно пункту 3 вышеуказанного Порядка, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование и номер путевого листа;
2) сведения о сроке действия путевого листа;
3) сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
4) сведения о транспортном средстве;
5) сведения о водителе.

Сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день - даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован.

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:
1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;
2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

Сведения о транспортном средстве включают:
1) тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель транспортного средства, а в случае если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того - модель автомобильного прицепа, автомобильного полуприцепа;
2) государственный регистрационный знак легкового автомобиля, грузового автомобиля, грузового прицепа, грузового полуприцепа, автобуса, троллейбуса;
3) показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);
4) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки транспортного средства и его заезда на указанную стоянку.

Сведения о водителе включают:
1) фамилию, имя, отчество водителя;
2) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя.

Незаполнение налогоплательщиком, не являющимся специализированной автотранспортной организацией, в путевом листе информации о маршруте следования автомобиля не является основанием для признания расходов документально неподтвержденными (Постановление ФАС МО от 08.12.2009 N КА-А40/13500-09).

Подытоживая можно сказать, что:
1. Лучше разработать свою форму путевого листа, так как используя форму 3 мы обязываем себя выписывать путевой лист на каждый день или на каждую командировку.
2. При разработке путевого листа нужно исключить из него все излишнее и включить в него все обязательные реквизиты из Порядка заполнения путевых листов и из п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ
3. Лучше не рисковать и не выписывать путевые листы на срок более 30 дней.

Дата: 15.12.2010